Insamlingspolicy

Inledning

Insamlingsstiftelsen Vi Planterar Träd (Vi-skogen) är en biståndsorganisation som grundades 1983 och som bidrar till att förbättra levnadsförhållandena för fattiga människor runt Victoriasjön i östra Afrika. Vi-skogens vision är ”En hållbar miljö som gör det möjligt för människor i fattigdom att förbättra sina liv”.  Genom samplantering av träd och grödor, så kallad Agroforestry, hjälper Vi-skogen småbönder att bekämpa fattigdom samtidigt som olika insatser görs för att motverka de negativa effekterna av klimatförändringarna. Genom våra projekt blir åkrar åter bördiga och olika försörjningsmöjligheter skapas. Djupt rotade samhällsstrukturer slås sönder och skapar ett mer jämställt samhälle.

Insamlingens roll i organisationen

Vi-skogens biståndsverksamhet finansieras genom insamling och av bidrag, främst från Sida, men även från andra finansiärer såsom ambassader och regionala utvecklingsbanker. Den egna insamlingen är en förutsättning för att få bidrag från Sida. Insamlingsverksamheten i Sverige är därmed en förutsättning för vårt biståndsarbete. Ett framgångsrikt insamlingsarbete är beroende av ett starkt varumärke. Detta gäller för såväl enskilda givare som företag och organisationer, där kännedomen hos givare påverkar viljan att ge.

 

Öppenhet och insyn i insamlingsarbetet

Vi-skogens existens som insamlingsorganisation bygger på att människor känner förtroende för hur vi hanterar pengarna som samlas in genom att på ett tydligt sätt visa allmänheten hur de insamlade medlen använts.

När det gäller frågor om administrations- och insamlingskostnader, löner, arvoden och liknande är principen att vi ska visa största möjliga öppenhet gentemot omvärlden. Allmänheten ska fritt kunna ta del av Vi-skogens verksamhetsberättelser och reviderat bokslut.

Vi-skogen är medlem i Frivilligorganisationernas Insamlingsråd (FRII) och tillämpar FRIIs kvalitetskod. Syftet med koden är att verka för transparens, professionalitet och ett ökat förtroende för organisationen. Vår insamling sker till 90-konton som kontrolleras av Svensk Insamlingskontroll. Det innebär att insamlingen årligen kontrolleras för att säkerställa att vi inte har oskäliga insamlings- och administrationskostnader. Minst 75 % av de totala intäkterna ska gå till ändamålet. Vid sidan av reglerna för 90-konton har vi satt upp interna nyckeltal.

 

Vi-skogens målgrupper i insamlingsarbetet

Vi-skogen bedriver insamling bland privatpersoner, företag och organisationer. Mer än hälften av Vi-skogens totala verksamhetsintäkt kommer från privatpersoner och företag.

 

Hur vi definierar insamlade medel

Vi definierar insamlade medel enligt nedan:

”Insamlade medel är mottagna gåvor från allmänheten, företag, organisationer, samfund, privata och ideella fonder och stiftelser. Till insamlade medel räknas även testamentsgåvor och donationer, lotteriintäkter, värdet av skänkta tillgångar samt intäkter från insamlade medel med gåvobevis, t ex nål- och brevmärken. Även intäkter från Radiohjälpen räknas som insamlade medel. Klimatkompensation räknas också som insamlade medel”

 

Hur samlar vi in pengar?

I Vi-skogens insamlingsstrategi sätts den långsiktiga målsättningen för insamlingen. Strategin bryts ner till en årlig insamlingsplan som innehåller insamlingsmål och aktiviteter uppdelade på olika segment. Insamlingsbudget och kostnadsbudget upprättas årligen.

Vi-skogen prioriterar utåtriktade insamlingsaktiviteter som bidrar till ökad insamling

Och ökad kännedom om vår organisation och verksamhet. Insamlingen sker via våra medlemsorganisationer och enskilda givare. Vi får även bidrag från företag och organisationer som inte är våra medlemmar.

 

Enskilda givare

Årliga givarvårdsplaner specificerar hur många kontaktpunkter vi har med givarna, vilken typ av kontakter vi genomför och målet med varje kontakt. Utskick till aktiva givare segmenteras och vid nyrekrytering selekteras målgruppen. Vi värvar viktiga månadsgivare vid Coops butiker samt via webb och sociala medier.

 

Företagssamarbeten

Vi-skogen arbetar för att få fler företag att stödja verksamheten, både genom traditionell insamling och genom att företag klimatkompenserar för delar av sin verksamhet. Om ett företag väljer att sälja en vara där en viss del går till vår verksamhet, ska det anges hur stort belopp som tillfaller oss. Vi har utvecklat olika företagspaket baserade på olika beloppsnivåer i syfte att tydliggöra för företagen vad de kan förvänta sig av ett samarbete med Vi-skogen.

 

Kostnader

  • Vi-skogen strävar alltid efter att ha en så kostnadseffektiv insamling som möjligt. Olika kanaler kostar olika mycket. Det anser vi är rimligt eftersom det är viktigt att ha en balans mellan nya, outvecklade insamlingsmetoder och metoder som vi arbetat länge med.
  • Vi investerar resurser i nya insamlingsmetoder i syfte att utveckla dessa och göra dem lönsamma. Framför allt satsar vi på att arbeta med digitala tekniker.
  • Vi-skogen innehar 90-konto och kontrolleras av svensk insamlingskontroll.

Planering och uppföljning 

Insamlingsplanen gäller för det aktuella kalenderåret. Ambitionen är att i så stor utsträckning som möjligt koordinera insamlingsplanen med kommunikationsavdelningens planer. Den årliga insamlingsplanen anger det totala insamlingsmålet samt målet för enskilda givare och företag. Insamlingsplanen tar också upp de olika aktiviteter som ska genomföras för att nå målen.

Varje enskild insamlingsaktivitet ska följas upp och analyseras. En mall för detta finns och ska användas. Genom att på ett systematiskt sätt kunna dra slutsatser av de insatser vi genomför strävar vi efter att vara kostnadseffektiva och fungera som en lärande organisation.

Kommunikationen med givare

Vi ska vårda och stärka vårt varumärke. Vi följer vår grafiska profil i all extern kommunikation.

Företag kan inte göra insamlingar till Vi-skogen i eget namn. Givaren har rätt att få reda på om den som ber om bidrag till Vi-skogen är anställd, frivillig eller extern konsult. På material ska Vi-skogens kontaktuppgifter framgå. Vid adresserad direktreklam ska alltid adresskällan framgå. Vid alla externa event ska insamlaren kunna legitimera sig.

Människor i bild och text ska skildras på ett värdigt sätt. Bilderna som används är i regel tagna i de projekt vi stödjer och människorna på bilden är i möjligaste mån tillfrågade och namngivna. Vi undviker att använda exempelbilder.

 

Förhållningssätt till givare 

Vi-skogen ska ha en god givarvård. Vi ska möta givarnas behov av relevant information, förmedla en känsla av tillhörighet och erbjuda möjligheter att engagera sig såväl ekonomiskt som genom volontäruppdrag. Alla givare som kontaktar oss ska få ett vänligt och professionellt bemötande. Givaren ska kunna ställa frågor till Vi-skogen och förvänta sig ett snabbt och tillförlitligt svar.

Vi-skogen arbeter i enlighet med EU:s dataskyddsförordning (GDPR, EU Regulation 2016/679). För mer information om hur vi arbetar med att behandla och skydda personuppgifter vänligen gå till vår Integritetspolicy. Vi-skogen arbetar även kontinuerligt med registervård för att ha en relevant och uppdaterat givarregister. Vid telefonvärvning av nya givare stäms personuppgifterna av mot NIX-registret. Vi respekterar om en givare inte vill bli kontaktad och noterar det i givarregistret.

Givarservice

Vår givarservice sköter den dagliga kontakten med enskilda givare och företag via epost samt telefon. De finns tillgängliga att besvara frågor som kan uppstå kring givarnas engagemang. Givarservice hanterar även samtliga ärende gällande gåvor, så som högtid/minnesgåvor samt produkter i vår gåvoshop.

Frågor och klagomål

Vi prioriterar att hantera frågor och klagomål samt avser att sköta det på ett professionellt sätt och med hög prioritet. Enklare frågor besvaras omgående per telefon eller e-post. Mer omfattande frågor samt klagomål hanteras vid behov av insamlingschef när det kommer till enskilda givare. Vi-skogen strävar efter att vara tillgänglig via flera kanaler, så som telefon, e-post och Facebook.

Tack för gåva

Vid köp av högtidsgåvor eller minnesgåvor har givaren möjlighet att få ett digitalt gåvobevis skickat till sig, alternativt till personen, eller anhörig, gåvan är ämnad för. Vid en större gåva skickas ett tackbrev. Vill en givare vara anonym respekteras dettas.

Återbetalning av gåva

Uppstår tvivel om huruvida en gåva är frivillig ska den, om det så begärs, återges till givaren. Om gåvan är ansedd för ett ändamål som Vi-skogen inte uppfyller och detta uppdagas av givaren inom en rimlig tid, återbetalas gåvan. Om en givare skulle ångra sig återbetalas den senaste gåvan, förutsatt att det sker inom en månad från gåvotillfället.

Hantering av gåvor som inte är likvida

I samband med ett testamente kan Vi-skogen få gåvor i form av värdepapper, fast egendom etc. Vi-skogen avser att snarast möjligt avyttra sådana tillgångar för att få likvida medel att placera i enlighet med vår Policy för konsolidering och kapitalplaceringar.

Nej till gåva

Vi-skogen kan tacka nej till en gåva, till exempel om givaren knutit villkor till gåvan som inte kan uppfyllas av Vi-skogen eller inte överensstämmer med våra värderingar.

 

Samarbetet med We Effect

Vi-skogen samarbetar med biståndsorganisationen We Effect. Organisationerna delar generalsekreterare, kansli samt viss personal i syfte att vara kostnadseffektiva.
För de insamlingskanaler där pengarna delas mellan de båda organisationerna, till exempel i samarbetet med Coop, ska detta tydligt framgå för givaren.

 

Vi-skogens Insamlingspolicy.pdf

 

Uppdaterad 28 september 2018

Ta del av vårt arbete i östra Afrika!

{{ registrationMessage }}
*Dina uppgifter kommer behandlas i enlighet med GDPR. Läs mer här.

Tillsammans blir vi starkare. Följ oss på sociala medier.

Laddar
Öppna din Swishapp och avsluta betalningen där Öppna Swish-appen